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Avete mai avuto l’impressione di non dare il massimo nel lavoro o nello studio, vedere il tempo scorrere inesorabile, con la sensazione di non star avanzando, di procrastinare, di essere continuamente distratti e di non avere la produttività che sognate di avere?

Questa è più o meno la situazione in cui si è trovato un ragazzo, Francesco Cirillo, verso la fine degli anni ’80.

L’idea

Francesco Cirillo alla fine degli anni ’80 era uno studente universitario. Una volta superati i primi esami, si rese conto che la concentrazione e l’impegno nello studio stavano diminuendo, e che si ritrovava più di una volta a fine giornata a rendersi conto di come non avesse studiato tanto quanto si era prefissato. Sicuramente qualcosa doveva cambiare nel suo approccio, allora pensò di fare una “scommessa” con se stesso: darsi un lasso di tempo e concentrarsi al massimo in quella finestra, per poi concedersi piccolissime pause. Iniziò con 10 minuti di concentrazione profonda, il primo passo che lo portò a formulare un nuovo approccio alla produttività, la tecnica del pomodoro.

Il nome curioso deriva dal fatto che, per calcolare il tempo da dedicare allo studio senza distrazioni, si servì di un timer da cucina a forma di pomodoro.

I principi della tecnica.

Nella sua formulazione base la tecnica del pomodoro funziona come segue:

• Un “pomodoro” equivale a un lasso di tempo di 25 minuti
• Alla fine di ogni “pomodoro” bisogna prendersi una pausa di 3-5 minuti
• Ogni quatto “pomodori” la pausa diventa più lunga, da 15 a 30 minuti

Cirillo ha poi ampliato la tecnica aggiungendo altre regole e piccoli accorgimenti per renderla “completa” per chi è alle prese con impegni di lavoro e studio da cui facilmente si distrae.

Le altre regole integrative

Impegnarsi attivamente per 25 minuti in vista di una piccola pausa permette al cervello di non affaticarsi per un periodo troppo lungo, e soprattutto mantenere la concentrazione in vista della gratificazione alla fine del tempo stabilito.

Ma un semplice timer non sempre da solo funziona. Ecco qual è il materiale che secondo Cirillo ci serve per creare un ambiente ideale per concentrarsi al massimo e lavorare nel migliore dei modi.
È importante che il timer non sia un’app del cellulare, prima fonte di distrazione, cosa che non poteva predire Cirillo negli anni ’80, ma che scopriamo ora! Inoltre caricare manualmente un timer ci permette di “visualizzare” l’impegno di tempo che ci stiamo prendendo.
Seguono poi una serie di fogli, che ci aiutano a tenere traccia del nostro lavoro e dei nostri progressi. Il primo foglio è il registro con le Attività da Concludere in Giornata, in ordine di priorità, ampliato dalla sezione delle Attività Urgenti ma Non Pianificate, attività che emergono nel corso della giornata che vanno completate, ma senza interferire con quelle della prima parte. Un altro foglio sarà dedicato poi al Magazzino delle Attività, in cui ci si segna le attività da svolgere prima o poi, che non costituiscono un’urgenza immediata.

In questo modo si può partire.

Il consiglio di Cirillo è quello di dedicare i primi 25 minuti proprio alla preparazione di questo materiale guida per la giornata e alla stesura delle attività per quel giorno

Facciamo un esempio di attività:

A questo punto di carica il secondo pomodoro per iniziare le attività segnate. Per ogni pomodoro dedicato a un’attività, si segna nella casella vicino una “X”, così che a fine giornata si può fare un bilancio delle attività che hanno portato via più tempo e capire se ci sono correzioni che si possono apportare.

“Ancora due minuti”.

Non sempre le attività che ci prefiggiamo rientrano perfettamente nei 25 minuti. Se alla fine di un compito abbiamo ancora tempo possiamo decidere di dedicarlo alla revisione di quanto appena fatto, oppure passare al secondo compito. Oppure essere sorpresi dallo squillo a metà lavoro, a metà frase, a metà disegno… In ogni caso l’imperativo tassativo di Cirillo è di interrompere bruscamente tutto e riprendere dopo. La pausa sarà una vera e propria ventata di aria fresca per il nostro cervello che riprenderà con ritrovato vigore. Inoltre è anche importante notare che se si “allungano” i pomodori, tenderemo a concederci una pausa più lunga perchè abbiamo lavorato oltre i 25 minuti, e l’intero sistema si scardina.

Cosa fare durante le pause.

La pausa è una pausa, inutile occuparla con attività che ci possono stancare, incluso ad esempio pensare a quello che si è appena fatto, o a ciò che intendiamo fare in seguito. È anche sconsigliato attaccarsi a cellulare e tablet, soprattutto se abbiamo lavorato fino a quel punto davanti allo schermo di un pc.
L’ideale è alzarsi, sgranchire le gambe, dedicarsi a qualche attività diversa, che aiuti a stimolare il metabolismo, come caricare la lavatrice, stendere il bucato, portare fuori la spazzatura…
Dopo il quarto pomodoro, quando la pausa è più lunga, si possono sfruttare quei minuti per fare attività fisica più prolungata e intensa, oppure per qualche piccola commissione.

Gestire le distrazioni

L’assunto da cui parte Cirillo quando formula la tecnica del pomodoro, è che possiamo vincere la difficoltà di concentrazione suddividendola in piccole porzioni da 25 minuti ciascuna. Ma le distrazioni? Bisogna, per iniziare, distinguere tra distrazioni interne ed esterne, che andranno trattate in due modi diversi.
Le distrazioni interne sono quei pensieri “collaterali” che ci assalgono mentre lavoriamo, per esempio “Mi sono ricordato di comprare gli yogurt?” e di colpo ci sembra urgentissimo alzarsi per controllare. Oppure mentre stiamo svolgendo uno dei compiti del giorno ci concediamo una piccola divagazione, per esempio mentre cerchiamo foto di Parigi, improvvisamente pensiamo a quanto sarebbe bello impostare i campi di lavanda della Provenza come sfondo, ed ecco che una rapida ricerca su Google ci porta fuori strada.

Per neutralizzare queste interruzioni dobbiamo visualizzarle. Nella casella del compito che stiamo svolgendo quando ci vengono in mente mettiamo un piccolo segno, un apostrofo, un asterisco, qualsiasi richiamo, e poi andiamo a segnare la nostra distrazione in uno dei due fogli che abbiamo preparato all’inizio della nostra giornata: Urgenti non Previste se sono da portare a termine entro la giornata, altrimenti Magazzino delle Attività se ci rendiamo conto che possono attendere, o magari svolte nella prossima pausa.
Allo squillo del “pomodoro”, nella pausa, possiamo alzarci e controllare il frigorifero oppure prenderci una pausa e cercare foto di campi di lavanda!
L’obiettivo è quello di non minimizzare questi bisogni, ma renderli facilmente reperibili per poterli svolgere tranquillamente nelle pause o a fine lavoro.

Le distrazioni esterne sono quelle che non avevamo previsto, una telefonata, un collega che viene per parlarci o a chiederci una cosa, qualsiasi interruzione che arrivi da fuori. Anche in questo caso bisogna proteggere l’isola di tempo che abbiamo dedicato al nostro lavoro. È importante comunicare con chi ci interrompe che si sarà disponibili di lì a pochi minuti. Il tempo massimo che attenderanno, d’altronde, non sarà superiore ai 25 minuti! Raramente le richieste hanno un tale carattere di urgenza e possono essere leggermente procrastinate. Nel caso invece di impegno impellente che non si può rimandare, il pomodoro che abbiamo caricato ma che non abbiamo portato a termine sarà da considerare nullo e non segneremo una crocetta nella casella corrispondente.

Un nuovo concetto del tempo

La vecchia tendenza a faticare a concentrarsi, procrastinare ed essere poco produttivi generava anche ansia nel vedere che il tempo passava senza che si vedessero risultati nel proprio operato. Con la tecnica del pomodoro il tempo assume una nuova forma: si ragiona per unità di tempo indivisibili di 25 minuti: non esistono infatti mezzi pomodori, quarti di pomodoro o qualsiasi frazione di esso. Allo stesso tempo per il nostro cervello sarà più facile concentrarsi sapendo che sarà solo per un periodo di tempo, e non un indefinito “alla fine di questo capitolo/pagina/pomeriggio”.

A.T. per Kreos srl